inktboek is boekingssoftware voor tattoo studio’s. We verwerken twee soorten persoonsgegevens: van studio’s en artiesten die inktboek gebruiken (onze klanten) en van eindklanten van die studio’s die via inktboek een aanvraag of afspraak maken. Deze pagina beschrijft beide.

Voor de eindklanten zijn wij een verwerker namens de studio. De studio is de verantwoordelijke. Zie de verwerkersovereenkomst voor de juridische kaders tussen studio en inktboek.

1. Wie wij zijn

inktboek is een product van Helolinks (KvK 98076655, gevestigd aan de Poortland 66, 1046BD Amsterdam, Nederland). Contact: hi@inktboek.nl.

Voor privacy gerelateerde vragen mail naar privacy@inktboek.nl.

2. Welke gegevens we verzamelen

Van studio’s en artiesten (onze klanten)

Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen, niet leesbaar voor ons)
Studio naam, adres, KvK nummer
Artiest profielen: naam, bio, portfolio foto’s
Verwijzing naar het Stripe account dat de artiest aan inktboek koppelt. Wij slaan geen bankgegevens op, die staan bij Stripe
Inloggegevens (versleuteld in een veilige cookie) zodat je ingelogd blijft
Beperkte server logs voor maximaal 30 dagen, alleen voor beveiliging en debugging

Van Community-aanmelders (op /community)

Studio naam, voornaam, e-mailadres (verplicht om je aanvraag te kunnen behandelen)
Optioneel: website, instagram-handle, indicatie aantal boekingen per maand, korte motivatie
IP-adres op het moment van aanmelden, voor abuse-detectie

Aanmeldingen worden uitsluitend gebruikt om de Community deal (50% korting per maand in ruil voor maandelijkse feedback) te beheren. We bewaren een aanvraag tot maximaal 24 maanden na ontvangst, of tot je vraagt om verwijdering. Goedgekeurde aanvragen worden gekoppeld aan je studio-account zodat we de coupon kunnen toepassen. Afgewezen of verwijderde aanvragen worden direct uit onze database verwijderd.

Van eindklanten (klanten van de studio)

Naam, e-mailadres, telefoonnummer
Intake info: gewenste tattoo, lichaamszone, grootte, kleur, eerste tattoo of niet, allergieën
Referentie foto’s die de klant zelf uploadt
Boekingen en aanbetalingen (bedrag en status; kaartgegevens slaan we nooit op, die zitten alleen bij Stripe)
Chat berichten tussen klant en artiest
Inktpaspoort gegevens per sessie (NEN-EN 17169 wettelijke verplichting): welke inkten zijn gebruikt, met merk, batchnummer, vervaldatum en REACH-conformiteit. De PDF van het paspoort wordt 5 jaar bewaard conform de NL-richtlijn voor tattoopraktijken

3. Waarom we deze gegevens verzamelen

Uitvoering van de overeenkomst. Zonder deze gegevens kan de studio geen afspraak maken en geen aanbetaling innen. Grondslag: art. 6.1.b AVG.
Beveiliging. Om misbruik te voorkomen en bij problemen te kunnen achterhalen wat er is gebeurd. Grondslag: gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG.
Wettelijke verplichtingen. Facturatie en fiscale bewaarplicht. Grondslag: art. 6.1.c AVG.

We verkopen geen persoonsgegevens. We doen geen marketing tracking. Geen Google Analytics, geen Facebook pixel, geen cookies anders dan wat strikt nodig is om je ingelogd te houden.

4. Hoe lang we het bewaren

Soort gegeven	Bewaartermijn
Account gegevens (studio, artiest)	Tot opzegging + 30 dagen
Community aanmeldingen	Maximaal 24 maanden, eerder op verzoek
Klant gegevens (intakes, bookings)	7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Chat berichten	Tot projectarchivering, maximaal 7 jaar
Inktpaspoort PDF (NEN-EN 17169)	5 jaar na sessie
Server logs	30 dagen
Backup snapshots	30 dagen

5. Met wie we delen (subverwerkers)

Stripe: onze partner in betalingen. Aanbetalingen via iDEAL en creditcard lopen via Stripe; het geld gaat direct van klant naar artiest, wij raken het niet aan.
Strato (Duitsland): hosting van onze servers, database en bestandsopslag. Datacenter in Duitsland (EU, AVG-conform).
Eigen mailserver: bevestigingen en herinneringen versturen we via een mailserver die wij zelf beheren. Geen externe mail dienst.

Volledige lijst (incl. juridische namen en contracts) staat in de verwerkersovereenkomst.

6. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Voor je account gegevens als studio of artiest kun je rechtstreeks bij ons terecht via privacy@inktboek.nl. We reageren binnen 30 dagen.

Voor eindklantgegevens (als je een klant bent van een tattoo studio die inktboek gebruikt) moet je je rechten primair bij die studio uitoefenen. Wij kunnen alleen op verzoek van de studio data verwijderen of corrigeren.

7. Beveiliging

Alle verkeer tussen jouw browser en inktboek loopt versleuteld over HTTPS
Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen, niemand bij ons kan ze inzien
Inloggen werkt met een veilige sessiecookie
Betalingen via Stripe worden geverifieerd voordat we de status updaten
We maken dagelijks back-ups van de database en bewaren ze 30 dagen
Toegang tot de servers is strikt afgeschermd; geen wachtwoord logins

Bij een datalek met risico voor betrokkenen melden we dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij getroffen studio’s.

8. Klachten

Niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Mail eerst privacy@inktboek.nl. Komen we er niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Wijzigingen

We kunnen dit statement aanpassen. Wezenlijke wijzigingen melden we per e-mail aan actieve studio’s minimaal 30 dagen vóór ingang. De “laatst gewijzigd”-datum bovenaan deze pagina is altijd actueel.

Joost fineline koi